La transformación digital es una realidad cada vez más presente en las empresas. Uno de sus principales cambios ha sido el establecimiento de la factura electrónica obligatoria para empresas y autónomos en España. Todos los autónomos estarán obligados a implementar la factura electrónica en sus negocios.
La nueva Ley Crea y Crece aprobada por el Congreso de los Diputados, establece la facturación electrónica como el único sistema que podrá emplearse en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
Esta iniciativa forma parte del Plan de Recuperación y Resiliencia, con el objetivo de promover la digitalización y luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales para impulsar el crecimiento empresarial en España.
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.
Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia está en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Las facturas en formato no estructurado, consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Entre estas, tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
Las medidas de la Ley Crea y Crece tienen como fin facilitar el acceso de la información de pagos entre empresas y llevar un mejor control de las mismas.
Entre sus principales ventajas encontramos:
○ Mejorar el servicio al cliente, reducir el uso de papel en las oficinas y su impacto medioambiental.
○ Fomentar la transformación digital en las empresas, especialmente en las pymes.
○ Minimizar los costes de las transacciones comerciales en las pymes.
○ Impulsar el uso de medios electrónicos para la transferencia mercantil.
○ Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas para que los clientes puedan leerlas, descargarlas, copiarlas e imprimirlas durante al menos 4 años.
○ Facilitar la lucha contra el fraude. Combatir la morosidad facilitando el seguimiento de las facturas y sus plazos de pago.
○ Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
○ Reducir errores humanos.
○ Eliminar costes de impresión y envío postal.
○ Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento.
○ Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando su gestión.
○ Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Las empresas y autónomos tendrán las siguientes obligaciones:
Todos aquellos trabajadores autónomos que desarrollen una actividad por cuenta propia se verán obligados a implementar la factura electrónica desde el momento en el que la ley entre en vigor.
Existen sanciones por incumplimiento de hasta 10.000 euros. Esta cuantía dependerá del número de personas afectadas por dicha conducta infractora. Además, también impedirá que puedas acceder a subvenciones, ayudas y contrataciones públicas.
Con el objetivo de modernizar el tejido productivo en España, el Gobierno lanzó recientemente el Bono Kit Digital, una subvención destinada a la ayuda económica para las pymes en su proceso de digitalización y que será clave para facilitar la transición a la factura electrónica obligatoria.
Sin duda, solicitar tu Kit Digital para obtener diversas herramientas de facturación electrónica es una decisión acertada si quieres mejorar tu empresa y obtener distintos beneficios.
Una de las tareas más demandadas para aprovechar esta subvención es la digitalización del flujo de emisión de facturas de los clientes. Esto te ayudará a automatizar un proceso muy común dentro de cualquier empresa, repercutirá en ahorro de tiempo y en consecuencia, en mayores beneficios.
La factura electrónica es uno de los criterios de evaluación del Bono del Kit Digital, pues se utiliza para medir la madurez digital de las empresas y calcular así la subvención. Los profesionales que lo necesiten y cumplan los requisitos podrán acceder a estas subvenciones para financiar la transición a la factura electrónica.
A día de hoy, tener un flujo de facturación electrónica dentro de una empresa, es algo básico. Lo más importante dentro de tu empresa es tener los procesos organizados y estructurados. Por eso hemos creado nuestro software de facturación, con su implantación conseguirás facilitar el trabajo a tus empleados, pero también a ti mismo.
No te quedes atrás, te dejamos más información sobre qué es el Kit Digital, descubre cómo acceder a estas ayudas.
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