15 formas para ahorrar gastos en una empresa

En estos momentos tan complicados, la mayoría de las empresas buscan ahorrar y optimizar al máximo los costes derivados de su propia actividad para poder no ya crecer, sino mantenerse en el mercado. Un factor dominante, es que la propia empresa tenga un riguroso control sobre todos sus ingresos y gastos.

No se debe buscar ese ahorro de costes en la calidad de los productos o servicios, sino mantener el margen entre ingresos y gastos. Es tan importante aumentar las entradas de capital como reducir las salidas del mismo, para garantizar la viabilidad de nuestra empresa.

Ahorrar en costes

1. Optimiza los gastos más básicos, una de las claves es controlar los gastos fijos como:
   • ✔️ El consumo energético, puedes utilizar lámparas de bajo consumo, controlar el uso de la calefacción en invierno y del aire acondicionado en verano, e incluso, implantar soluciones de iluminación inteligentes por proximidad o sistemas automatizados.
   • ✔️ El consumo energético de maquinaria y medios de transporte también puede representar una partida importante en la cuenta de gastos. Trata de reducir desplazamientos y tiempos de espera.
   • ✔️ Internet, compara entre los diferentes proveedores cuál es la mejor tarifa para tu empresa. Normalmente, existen ofertas para los nuevos clientes.
   • ✔️ Material oficina, dependiendo de la actividad de la empresa, los suministros de oficina serán más relevantes o menos. Podemos reducir costes si realizamos un pedido muy grande en vez de muchos pedidos pequeños.
2. Debes tener en cuenta los gastos más pequeños, de forma acumulada a final de mes puedes ahorrar grandes cantidades de capital en costes innecesarios o prescindibles.
3. Clientes poco rentables: analiza tus clientes. Existen diferentes tipos de clientes que debes identificar, para conocer cuales son los que te provocan mayores trastornos. Estudia la dedicación prestada cada uno, su período entre compras, el volumen de sus pedidos, el margen que te aportan y la cuantía de pagos pendientes. Debes optimizar la rentabilidad de todos y cada uno de ellos, así como mantener una férrea gestión de los cobros.
4. Gestión de tus proveedores: puedes renegociar los contratos actuales o buscar nuevos proveedores con mejores condiciones para ti, sin que la calidad de sus productos o servicios se vea afectada.
5. Algunos proveedores te pueden ofrecer descuentos ante pagos anticipados, lo que redunda en un ahorro de costes y posibles ofertas futuras. Busca fórmulas para financiar tus compras y conseguir las mejores condiciones de tus proveedores.
6. Margen de beneficio: los márgenes operativos de nuestros productos o servicios deben de ser lo suficientemente rentables para poder ofrecerlos. En caso contrario, debemos redefinir el precio de venta o reducir costes operativos.
7. Gestión de inventarios: debes realizar un estudio sobre cuál es el nivel óptimo de stock. Si el nivel es muy bajo, la escasez de las existencias provocará que tus posibles clientes no puedan adquirir tu producto y necesitarás realizar compras de menor volumen con urgencia. En el caso contrario, si el nivel de existencias es muy alto, pueden perder valor de mercado o incluso disminuir su calidad, además del apalancamiento que producen a tu negocio.

Ahorrar en Recursos Humanos y su gestión

8. Contratación de becarios: es importante encontrar talento real que pueda formar parte de nuestra empresa como trabajador en un futuro. Es una alternativa a la contratación, cuyas ventajas son el aprendizaje del funcionamiento de la empresa desde cero, su motivación y su bajo coste. Además, podrás aprovechar bonificaciones y ayudas para la contratación en prácticas de becarios y para transformar los contratos temporales en indefinidos.
9. Subcontratación puntual o freelancers: en determinadas ocasiones es más económico contratar a un profesional que pueda realizar tareas puntuales que la empresa no puede ejercer por falta de conocimientos, personal o tiempo que contratar y formar a un trabajador.
10. Ahorro en viajes corporativos y gastos de representación: en la era digital, podemos optimizar los gastos no esenciales recurriendo a reuniones virtuales, webinars o videoconferencias. Ahorrarás los costes derivados del transporte, alimentación y pernoctación, y conseguirás más tiempo para otras tareas.
11. Utilización del teléfono: busca la tarifa que más se adapta a tus necesidades. Incluso en el caso de que tengas permanencia en tu oferta actual podrás conseguir otras mejores. Utiliza vías de comunicación que no representen sobrecoste, como números alternativos a los 90X o llamadas web.

Ahorrar a nivel digital

12. Automatiza procesos: el objetivo es mejorar la productividad mediante la eficiencia y eliminación de los errores humanos. Existen procesos realizados de forma manual que podrás automatizarlos con procesos mecanizados. Estudia cada proceso manual a ver en qué fases se puede automatizar.
13. Impresión de documentación y registros: en éste ámbito puedes eliminar prácticamente al completo la impresión y almacenamiento de la mayoría de los documentos en papel utilizando procesos digitales. Puedes ahorrar dispositivos, consumibles, tiempo y espacio de almacenado usando documentos electrónicos. Forma en conciencia ecológica a tu equipo. El conseguir cero residuos es factible, y donde no se pueda, emplea productos reciclados y reciclables.
14. Marketing digital: a día de hoy, el terreno digital coge más importancia aún. La mayoría de los negocios que quieran aumentar sus ventas deben contar con una página web o una tienda online, así como estrategias de posicionamiento orgánico, publicidad online y Redes Sociales.
15. Teletrabajo y flexibilidad: la planificación de horarios adaptados a las necesidades de tu empresa y de tus empleados, y la posibilidad de que puedan teletrabajar al menos de forma parcial, te permitirá ahorrar costes y mejorar la productividad de tus trabajadores.